Dokumentacja użytkownika ODO
Ten materiał prowadzi krok po kroku przez główny przepływ pracy: od logowania, przez obsługę modułów,
po eksport danych i zgłoszenia. Sekcje są przygotowane pod uzupełnienie o zrzuty ekranowe.
1. Start i zakres dokumentacji
Dokumentacja obejmuje działanie aplikacji ODO od momentu wejscia do systemu az po codzienna prace na rejestrach i formularzach.
Materiał jest napisany tak, aby nowy użytkownik mógł samodzielnie wykonać podstawowe i zaawansowane operacje.
Logowanie
Nawigacja
Rejestry
Zarzadzanie
Eksport
2. Logowanie i bezpieczeństwo
- Użytkownik otwiera stronę logowania i podaje login oraz hasło.
- Po poprawnym logowaniu system przekierowuje do obszaru aplikacji.
- Uprawnienia do funkcji są nadawane rolami i zakresem dostępu.
- Brak uprawnień powoduje ukrycie opcji menu lub brak możliwości operacji.
Rekomendacja: po zakończeniu pracy wyloguj się i nie pozostawiaj aktywnej sesji bez nadzoru.
Miejsce na zrzut ekranu: logowanie
Podmien zawartosc tymczasowa na screenshot ekranu logowania i komunikatów walidacyjnych.
3. Układ aplikacji i nawigacja
- Lewa kolumna: menu główne z grupami funkcji.
- Górny pasek: breadcrumb i szybki podgląd aktualnego miejsca.
- Środek: główna przestrzeń robocza aktualnego widoku.
- Wiele list posiada ten sam standard: filtry, tabela, akcje, modale i export.
Miejsce na zrzut ekranu: uklad po zalogowaniu
Sugerowany plik: 01-uklad-aplikacji.png
4. Panel główny ODO
Panel główny służy jako punkt startowy i dashboard nawigacyjny. Z tego miejsca przechodzisz do kluczowych modułów.
- Przejście do modułów zarządzania i rejestrów.
- Kontrola kontekstu organizacyjnego (zależne od uprawnień).
- Szybki dostęp do codziennie używanych obszarów.
5. Zarządzanie: Procesy Kafelki
Widok kafelkowy wspiera szybkie przejście do procesów według obszarów organizacyjnych.
- Nawigacja po jednostkach i procesach.
- Podgląd statusu i podstawowych metryk procesu.
- Przejście do szczegółów procesu.
6. Zarządzanie: Procesy Lista
Centralny widok listy procesów. Umożliwia wyszukiwanie, filtrowanie i akcje na rekordach.
- Filtry statusu i kryteriow wyszukiwania.
- Operacje na rekordzie: edycja, podgląd, usuwanie, pliki.
- Eksport listy do DOC/XLS/CSV/PDF.
Miejsce na zrzut ekranu: tabela procesów i przyciski akcji
Sugerowany plik: 02-procesy-lista.png
7. Zarządzanie: Umowy Powierzenia
- Dodawanie i edycja umów powierzenia.
- Powiązanie umowy z podmiotem, zakresem i okresem obowiązywania.
- Obsługa dokumentów powiązanych z umową.
- Zmiany statusu i usuwanie rekordów.
8. Zarządzanie: Udostępnienia Danych
- Rejestrowanie podmiotu wnioskujacego i celu udostepnienia.
- Obsługa statusu zatwierdzenia przez IOD.
- Zapisywanie daty faktycznego udostepnienia.
- Historia operacji i edycja wpisów.
9. Zarządzanie: Upoważnienia do PDO
- Nadawanie upowaznien i okreslanie zakresu.
- Data nadania i data odebrania upoważnienia.
- Status aktualności i przegląd szczegółów osoby.
- Obsuga dokumentów PDF upowaznien.
10. Zarządzanie: Szkolenia ODO
- Planowanie szkolen i rejestracja uczestnikow.
- Statusy procesu szkoleniowego.
- Wydruki list i raporty szkoleniowe.
11. Zarządzanie: Analizy Ryzyka
- Tworzenie analiz i podpinanie procesów.
- Ocena postępu analizy i status roboczy/zapisany.
- Druk podglądu oraz eksport.
12. Zarządzanie: Oceny Skutków (DPIA)
- Tworzenie oceny skutkow dla wskazanych procesów.
- Kontrola stanu wykonania i dat zatwierdzenia.
- Widoki podglądu i raportowania.
13. Rejestr Czynności
- Wybieranie ADO i zatwierdzenie wyboru jako warunek aktywacji eksportu.
- Widok danych adresowych i szczegółów rejestru.
- Eksport danych i wydruki wg ustalonego standardu.
Jeżeli ADO nie jest wybrane, akcje eksportu są nieaktywne, a system wyświetla komunikat podpowiedzi.
14. Rejestr Kategorii Czynności
- Widok rozszerzonych danych kategorii przetwarzan.
- Informacje o środkach bezpieczeństwa i transferach danych.
- Eksport dokumentacyjny w orientacji poziomej.
15. Rejestr Umów Powierzenia
- Lista umów z danymi podmiotu i zakresem umowy.
- Status obowiązywania i historia dokumentów.
- Standardowy eksport listy.
16. Rejestr Udostępnień
- Rejestrowanie celu i podstawy prawnej udostepnienia.
- Daty potwierdzenia oraz daty faktycznego udostepnienia.
- Status obslugi wpisu i filtrowanie listy.
17. Rejestr Upoważnień
- Podgląd numerow upowaznien, statusów i zakresu.
- Dane osoby i przynaleznosc do komorek organizacyjnych.
- Eksport zbiorczy i wydruki dokumentów.
18. Dokumenty: Generator i Lista
- Wzory dokumentów: tworzenie i utrzymanie szablonów.
- Wygenerowane dokumenty: lista, filtrowanie, pobieranie.
- Spojnosc z danymi z rejestrów i procesów.
Miejsce na zrzut ekranu: generator dokumentów
Sugerowany plik: 03-generator-dokumentów.png
19. Zgłoszenia i obieg informacji
- Formularz: potrzeba kontaktu z IOD.
- Formularz: zgłoszenie nowego procesu.
- Formularz: zgłoszenie naruszenia.
- Widok "Moje zgłoszenia" do śledzenia statusów.
20. Funkcje wspólne (filtry, export, modal)
- Filtrowanie i sortowanie tabel po kolumnach.
- Wspólny zestaw eksportu: DOC, XLS, CSV, PDF.
- Okna modalne zgodne ze standardem globalnym.
- Powiadomienia po akcjach zapisu/usunięcia/aktualizacji.
W eksportach listowych stosowany jest standard ukladu landscape dla PDF i DOC tam, gdzie tabela wymaga szerokiego ukladu.
21. Dobre praktyki pracy
- Przed eksportem ustaw filtry i status, aby raport odzwierciedlal oczekiwany zakres.
- Regularnie uzupełniaj dane słownikowe i statusowe.
- Nie usuwaj rekordów bez sprawdzenia powiązań i historii dokumentów.
- W zgłoszeniach dodawaj komplet informacji, aby skrócić czas obsługi.
22. Najczęstsze problemy i rozwiązania
- Brak przycisków lub sekcji: sprawdź role i zakres uprawnień.
- Brak eksportu: sprawdź, czy wymagany kontekst (np. wybór ADO) został zatwierdzony.
- Nieprawidłowe dane na liście: odśwież filtry i ustawienia sortowania.
- Brak reakcji po kliknięciu: sprawdź, czy popup/modal nie jest blokowany przez przeglądarkę.
Miejsce na zrzut ekranu: przyklady komunikatów i błędów
Sugerowany plik: 04-komunikaty-systemowe.png
23. Mapa widoków ODO i funkcjonalności
Poniżej znajduje się praktyczna mapa najważniejszych widoków ODO wraz z zakresem operacji, jakie użytkownik może wykonać.
| Widok / trasa |
Przeznaczenie |
Kluczowe operacje |
m_odo_proces_kafelki_dzial |
Szybki podgląd procesów po komórkach organizacyjnych. |
Wejście do listy procesów, podgląd statusów i przejście do szczegółów procesu. |
m_odo_proces_lista_index |
Glowna lista procesów w ukladzie tabelarycznym. |
Filtry, wyszukiwanie, sortowanie, add/edit/delete, statusy, eksport i wydruk. |
m_odo_proces_lista_info/{id}
m_odo_proces_lista_info_extend/{id} |
Szczegóły procesu oraz dane rozszerzone. |
Edycja danych procesu, zarządzanie plikami i umowami powiązanymi z procesem. |
m_odo_proces_umowy_powierzenia_rejestr* |
Operacje na umowach powierzenia PDO. |
CRUD, zmiana statusu, przypisywanie do procesów, eksporty i podglądy. |
m_odo_proces_udostepnienia_danych_rejestr* |
Rejestr udostepnien danych i obsługa statusów. |
Dodawanie wpisów, walidacja, zmiana statusu i kontrola dat potwierdzenia. |
m_odo_proces_upowaznienia_rejestr* |
Rejestr upowaznien do przetwarzania danych. |
Zarządzanie statusem upoważnienia, eksporty i widoki szczegółowe. |
m_odo_proces_szkolenia_rejestr* |
Ewidencja szkolen i uczestnikow. |
CRUD szkolen, lista uczestnikow, import z CSV, kontrola duplikatow. |
m_odo_analiza_ryzyka_index
m_odo_ocena_skutkow_index |
Obsługa analiz ryzyka i ocen skutkow (DPIA). |
Tworzenie i edycja analiz, podglądy raportów, eksporty i wydruki. |
m_odo_rejestr_* |
Rejestry formalne ODO (czynności, kategorie, umowy, udostępnienia, upoważnienia). |
Przeglad i utrzymanie danych rejestrowych, eksport dokumentacyjny. |
m_odo_dokumenty_wzory
m_odo_dokumenty_lista |
Generator dokumentów i lista dokumentów wygenerowanych. |
Tworzenie dokumentu z danych systemowych, pobieranie i archiwizacja. |
m_odo_zgl_rejestr_zgloszen |
Obsługa zgłoszeń użytkownika. |
Podgląd statusów zgłoszeń i historia obiegu informacji. |
m_odo_statystyka_proces_* |
Wykresy i raporty statystyczne. |
Widoki kolowe i zbiorcze, eksporty DOC/PDF/PNG/HTML/Print. |
Miejsce na zrzut: mapa menu ODO i aktywne grupy
Sugerowany plik: 05-mapa-widoków-odo.png
24. Komponenty globalne - jak używać
Moduł ODO wykorzystuje wspólne komponenty. Prawidłowe użycie zapewnia spójną walidację, styl i zachowanie we wszystkich widokach.
| Komponent |
Zastosowanie |
Jak używać na widoku |
global-form-modal |
Okna modalne add/edit/delete/info/status. |
Przekaz id modala, tytul, akcje formularza i pola. Logike zapisu pozostawiasz w kontrolerze. |
view-export-buttons |
Eksport calego widoku: DOC/PDF/PNG/HTML + wydruk. |
Ustaw target-selector i filename-prefix; dla szerokich tabel włącz doc-landscape. |
view-graph-export-buttons |
Eksport widoków grafowych (np. drzewo struktury). |
Użyj na widokach z grafami i ustaw selektor kontenera z grafem. |
ajax-crud-table |
Globalna tabela DataGrid (index + CRUD + AJAX). |
Konfigurujesz kolumny, filtry, akcje, endpoint danych i endpointy operacji. |
ajax-search-box + search-columns-selector |
Wyszukiwanie tekstowe i wybor kolumn przeszukiwania. |
Kolumny ukryte nie są przeszukiwane; licznik pokazuje liczbe aktywnych kolumn. |
column-visibility-selector |
Wlaczanie/ukrywanie kolumn i ich kolejnosc. |
Kolumna Lp jest stale pierwsza, Akcje stale ostatnia. |
ajax-filters + ajax-filters-status-indicator |
Filtry słownikowe i status ich aktywności. |
Dla zdefiniowanych filtrów wyświetla status i przycisk czyszczenia filtrów. |
ajax-pagination-controls + records-per-page-selector + ajax-records-count |
Paginacja i informacje o rekordach. |
Pokazuje liczbe rekordów po filtrach oraz liczbe wszystkich rekordów. |
view-close-button |
Zamykanie aktualnego widoku i powrót do nadrzednego. |
Dodawaj w prawym gornym rogu sekcji z akcjami. |
Komponenty powinny być stosowane bez zmiany logiki biznesowej. Najpierw przepiecie stylu i walidacji, potem ewentualna refaktoryzacja danych.
25. Scenariusze pracy krok po kroku
Scenariusz A - Dodanie procesu: wejdź na m_odo_proces_lista_index, kliknij add, uzupełnij pola wymagane, zapisz, sprawdź komunikat i podświetlenie rekordu.
Scenariusz B - Zmiana statusu: na liście kliknij status, zweryfikuj dane informacyjne w modalu, zatwierdź akcję i sprawdź powiadomienie.
Scenariusz C - Eksport raportu: ustaw filtry, wybierz kolumny, uruchom eksport PDF/DOC i porownaj, czy plik odzwierciedla aktualny widok.
Scenariusz D - Obsługa plików: w szczegółach procesu dodaj załącznik, sprawdź walidację pola pliku, potwierdź widoczność pliku w sekcji "Załączniki".
Scenariusz E - Rejestr czynności: wybierz ADO i zatwierdź wybór, wygeneruj eksport i sprawdź podział sekcji na strony.
Miejsce na zrzut: scenariusz A
Sugerowany plik: 06-scenariusz-dodanie-procesu.png
Miejsce na zrzut: scenariusz B
Sugerowany plik: 07-scenariusz-zmiana-statusu.png
Miejsce na zrzut: scenariusz C
Sugerowany plik: 08-scenariusz-eksport.png
Miejsce na zrzut: scenariusz D
Sugerowany plik: 09-scenariusz-załączniki.png
26. Lista zrzutów ekranowych do uzupełnienia
- Widok logowania i komunikaty walidacji.
- Panel główny ODO po zalogowaniu.
- Procesy lista: filtry, akcje i statusy.
- Szczegóły procesu i sekcja załączników.
- Modal add/edit/delete/status/info zgodny ze standardem.
- Rejestr czynności: wybór ADO i eksport.
- Dokumenty: wzory i lista dokumentów.
- Statystyki: wykresy i tabela porownawcza.
- Zgłoszenia: formularze i lista "Moje zgłoszenia".
Każdy screenshot powinien zawierać krótki podpis: co użytkownik robi, jaki jest efekt i gdzie to widać na ekranie.
27. Aktualizacje dashboardu m_odo
Panel główny modułu ODO został rozbudowany o aktualne widoki operacyjne i statystyki zależne od uprawnień użytkownika.
- Aktywny panel główny działa pod trasą
/m_odo (stary ekran pozostaje pod /m_odo_old).
- Kafelki KPI są liczone zgodnie z zakresem dostępu użytkownika (całość danych / dane wydziałowe / dane własne).
- W sekcji Najnowsze procesy dodano kolumnę Kompletność (procent uzupełnienia procesu).
- W kolumnie Status zastosowano infografiki zamiast tekstów, aby szybciej identyfikować stan procesu.
- Kliknięcie w rekord na liście najnowszych procesów otwiera widok szczegółów wskazanego procesu.
Zakres danych na dashboardzie jest automatycznie filtrowany przez uprawnienia. Użytkownik bez uprawnień globalnych nie widzi agregacji dla całej organizacji.
28. Nawigacja z dashboardu do list procesów
Kafelki dashboardu (np. Procesy aktywne, Procesy nieaktywne) prowadzą do list procesów z odpowiednim filtrem.
- Przejście z kafelka ustawia filtr zgodny z wybraną metryką.
- Dla wejść z dashboardu działa bezpieczny warunek
from_dashboard=1, który wymusza przejście na właściwą listę procesów.
- Dotychczasowa logika „ostatnio otwarty widok” pozostaje zachowana dla innych ścieżek wejścia.
Dzięki temu nie zaburzamy istniejących przepływów pracy, a jednocześnie kliknięcia z dashboardu zawsze kierują do poprawnego widoku listy.